Qu’est-ce qu’une prise de brief réussie ?

Nous ouvrons aujourd’hui le premier volet d’une série de trois articles consacrés à la prise de brief avec un prospect ou un client, interne ou externe. Chasseurs en poste ou en devenir, responsables RH et recrutement, nous souhaitons partager avec vous quelques « trucs » que nous testés, adoptés ou abandonnés, au fil de notre (longue) expérience.

Pour vous aider à optimiser cette prise de brief, nous vous proposerons une série de 3 articles suivant un ordre chronologique.

• Comment se préparer à la prise de brief ?
• Comment réaliser une prise de brief efficace ?
• À l’issue du brief, comment lancer une collaboration et une recherche de qualité ?

Définition de la prise de brief RH

La prise de brief, c’est le rendez-vous au cours duquel un recruteur ou un chasseur rencontre un donneur d’ordre opérationnel, un client ou un prospect pour recueillir son besoin en recrutement. Il y a un certain nombre d’informations à connaître avant de savoir dans quelles conditions on va se positionner sur la recherche. Le succès de la mission se fondera sur ces informations. En amont de ce rendez-vous, il est donc important de prendre quelques instants pour se préparer !

Qui vais-je rencontrer ?

Évidemment, si vous avez en face de vous quelqu’un que vous connaissez déjà, c’est plus facile 🙂

Si vous êtes chasseur, commencez par consulter la fiche de la personne dans votre base de contacts pour éventuellement rafraîchir la date et la teneur de vos derniers échanges (historique des recherches, difficultés rencontrées et surmontées, nom des profils qui avaient été proposés et reçus…). Si le lien est bon, que le contact est déjà bien engagé, le plaisir à revoir la personne estompera la pression que l’on peut ressentir avant ce genre de rendez-vous.

Si vous êtes recruteur interne, la démarche sera à peu près la même, sauf qu’en plus des recrutements déjà réalisés, vous devrez vérifier si vous connaissez des collaborateurs qui occupent la même fonction que celle sur laquelle porte la recherche, ou des personnes qui seraient à même de coopter les bons candidats.

Si vous devez rencontrer quelqu’un que vous ne connaissez pas, commencez par aller faire un tour sur son profil LinkedIn. Cela vous permettra de comprendre quel a été son parcours, mais aussi d’identifier vos points communs. Vous venez peut-être de la même région, vous adorez tous les deux le basketball, il/elle est passé(e) par une entreprise où vous connaissez quelqu’un… Autant d’éléments formels ou moins formels qui permettent de briser la glace et de marquer des points sur la connaissance du marché !

Quand vous connaissez quelqu’un qui travaille dans la même entreprise que la personne en question, ce qui est souvent le cas, profitez-en pour demander en amont quelques éléments d’informations : depuis combien de temps la personne occupe-t-elle son poste ? Quelle est sa place dans son équipe ? Quel style de communication apprécie-t-elle ? Tous ces éléments vous aideront à préparer la rencontre plus sereinement.

De quoi allons-nous parler lors de la prise de brief ?

D’un poste, bien sûr, peut-être de plusieurs postes. Mais aussi de la stratégie de votre futur donneur d’ordre : croissance souhaitée, ambitions pour son équipe, enjeux à venir…

Si vous savez déjà sur quel poste va porter la recherche mais que vous n’avez pas de « job desc » en main, prenez le temps de regarder des descriptifs de poste équivalents (sur des jobboards comme LinkedIn ou Cadremploi par exemple) pour vous renseigner sur les compétences qui vont être recherchées et sur les missions que l’on confiera au futur recruté, ainsi que la manière dont on l’évaluera (KPI).

Si le poste comprend des zones de flou, approfondissez vos recherches : compréhension des mots-clés, des technologies, en vous appuyant sur votre réseau de candidats ou de collègues. Un bon truc : comprendre de fond en comble un poste en amont d’un brief, quand le temps est compté, est peu aisé. Se limiter à 4-5 compétences et critères de choix peut être déjà un très bon socle. Cette réflexion va vous amener à identifier vos points forts (ce que vous comprenez bien, ce que vous avez déjà fait) mais aussi les sujets sur lesquels vous pourriez être mis en difficulté pendant la prise de brief, et la manière d’y faire face.

Comment marquer des points ?

La qualité du rendez-vous va dépendre de votre capacité à vous positionner, à apporter de la valeur, à trancher… Un recruteur qui arrive en sachant ce qu’il peut proposer et dans quelles conditions rassure la personne qui cherche à recruter. Même si la réponse est intermédiaire, avoir déjà une idée de vos capacités et de la faisabilité du recrutement est porteur de valeur pour votre interlocuteur.

Par exemple, arriver avec une liste potentielle d’entreprises à cibler pour trouver le bon profil peut être un atout. L’opérationnel interne ou le client qui recrute pourra vous dire ce qu’il en pense, vous pourrez évoquer des entreprises partenaires ou amies où il ne faut pas aller chasser, et vous pourrez mettre en avant votre connaissance du marché.

Idem pour des propositions sur les canaux de sourcing : une recherche sur les CVthèques ou une chasse dans le dur ne s’utilisent pas dans les mêmes contextes. Etre force de proposition et montrer que la recherche va être abordée sur les bons canaux est toujours bien perçu. Enfin, il est nécessaire d’être au clair sur la manière de présenter son équipe, ou son cabinet, ses expertises, points forts et méthodologies éprouvées. Vous devez ras-su-rer !

Avec quoi faut-il se présenter au rendez-vous de brief ?

Préparer un document Powerpoint peut vous aider, mais nous ne le recommandons qu’aux chasseurs. Un interlocuteur RH en interne n’a pas à effectuer le même travail de vente. Vous devrez juste préparer :

• Une présentation de votre méthodologie et des étapes du processus
• Une reformulation intermédiaire de la compréhension à date du besoin du client ou manager
• Un historique rapide de votre relation à ce jour (collaborations précédentes)
• Des références dans des secteurs ou sur des fonctions proches
• Des exemples de livrables : points d’étapes, suivi des KPI sur la recherche…

Arriver avec des exemples de profils est plus discutable. Avant le brief, il manque souvent de nombreux critères de recherche, et vous risquez fort, en vous avançant de cette manière, de présenter des profils hors cible qui vous décrédibiliseront plus qu’autre chose.

Et puis surtout, le brief est un moment d’écoute, de recueil du besoin… Vous avez peu de chances d’avoir déjà identifié le bon profil avant même d’obtenir ces informations. Cela peut aussi induire dans l’esprit de votre client ou du manager que la recherche est facile, et provoquer des attentes peu réalistes sur le délai de production d’une short-list de bons candidats.

Vous avez d’autres conseils et astuces pour aborder la prise de brief ? Nous attendons vos retours en commentaires, et rendez-vous très vite pour la deuxième partie de ce dossier !