Les 4 étapes-clés pour mener vos entretiens d’embauches.
Que vous soyez chargé de recrutement professionnel ou bien dans le rôle du recruteur malgré vous (notamment si vous êtes un manager opérationnel recrutant pour son équipe), il est fort probable que vous soyez amené à conduire un entretien d’embauche. Or, si le rôle de candidat n’est pas forcément facile, être « de l’autre côté » de la barrière présente aussi des challenges à relever. En effet, les techniques d’entretien de recrutement sont aussi nombreuses que variées. Et, contrairement à certaines pratiques assez (trop ?) répandues, cet exercice doit être cadré et préparé avant même de recevoir le candidat.
Pour les entreprises les plus matures en recrutement, nous vous invitons à envisager la mise en place d’une démarche d’entretiens structurés qui organisent notamment l’alignement des différentes interviews sur des critères précis de sélection et la manière des les évaluer (nous y reviendrons dans un prochain article). Un travail en amont de l’entretien est dans cadre réalisé.
Première étape : accueillir le candidat (5 min)
Vous avez passé en revue les CV des candidats que vous vous apprêtez à recevoir ? Bien. Après avoir relu et éventuellement surligné les points importants de la fiche de poste (ou d’avoir préparé l’évaluation dans le cadre d’une démarche d’entretiens structurés), il est temps de passer aux entretiens en face-à-face (ou par visioconférence le cas échéant).
Veillez à ce que chaque candidat soit reçu dans un endroit calme et propice à l’échange. Si possible, réservez votre salle d’entretien à l’avance afin que votre candidat et vous ne soyez pas dérangés.
Dès les premières minutes du contact (entre l’accueil et la salle par exemple), cherchez à briser la glace sur un sujet sans relation directe avec le poste / l’entretien. Parlez par exemple d’un hobby identifié sur le CV, de la ville de résidence du candidat si vous la connaissez, ou de l’actualité de la société du candidat (ou encore des difficultés à se déplacer en île de France un jour de grève). Un premier échange informel, si possible sur un point relevé dans le CV aura tendance à dédramatiser la situation pour le candidat et aura l’avantage de lui montrer que vous vous êtes déjà intéressé à lui et que vous n’êtes pas une machine à recruter mais un être sensible, comme lui ! Une fois installés, commencez par vous présenter brièvement au candidat. Rappelez le contexte et l’enjeu de cet entretien, avant d’expliquer comment celui-ci va se dérouler.
Cette première étape est essentielle, car elle va conditionner la suite de l’entretien. Instaurer un climat de confiance dès le début permet au candidat de se détendre (eh oui, les entretiens sont souvent stressants !). En outre, cela donne une bonne image de l’entreprise ou du cabinet de recrutement dès les premiers instants.
Deuxième étape : bien mener l’entretien d’embauche pour découvrir le candidat (15 à 30 min)
C’est maintenant au candidat de se présenter en détail. Conduire un entretien d’embauche signifie savoir laisser l’interlocuteur dérouler la présentation de ses expériences et de ses motivations. Ces informations vont permettre au recruteur de comprendre le parcours de la personne en face de lui (cursus scolaire, formations, expériences professionnelles), mais aussi ses choix (notamment lorsqu’il a changé d’emploi).
Pour ne pas passer à côté de points cruciaux, le déroulé de la présentation doit être clair dès le début : dites au candidat qu’il dispose de X minutes pour présenter ses choix de formations, ses expériences, les contextes dans lesquels il est intervenu ainsi que ce qu’il a appris à chaque fois. Réussir à présenter efficacement un parcours professionnel n’est pas un exercice facile. Pour cela, la Méthode STAR peut être très utile. Si vous ne la connaissez pas, découvrez-la ici.
Si vous avez du mal à comprendre certains éléments du parcours du candidat, n’hésitez pas à revenir dessus en posant des questions. Il est important que vous ayez une idée claire des compétences techniques possédées par la personne. Pensez aussi à creuser quelques activités extra-professionnelles afin d’avoir une meilleure appréciation de ses compétences comportementales. De nombreux recruteurs ont également recours à des tests de personnalité pour cela.
Troisième étape : échanger avec le candidat sur le poste et l’entreprise (10 à 15 min)
Cette étape vous permet de cerner les motivations du candidat à rejoindre l’entreprise dans le cadre du poste à pourvoir. Elle sert avant tout à valider l’adéquation du candidat avec le poste en question, ce qui est tout l’enjeu de l’entretien d’embauche.
Demandez au candidat de résumer ce qu’il a compris du poste et d’exprimer clairement ce qui l’attire. Soyez à l’écoute de ses questions éventuelles, qui sont de bons indicateurs pour savoir s’il est vraiment intéressé. En tant que recruteur, votre rôle consiste à vérifier que le candidat parvient à se projeter dans le poste et l’environnement.
Complétez ensuite les informations du candidat en présentant l’entreprise et le contexte de ce recrutement. Détaillez-lui le fonctionnement de la structure, ainsi que ses effectifs et les projets à venir. Puis, venez-en au poste lui-même : missions, enjeux, interlocuteurs, équipe, management, horaires, etc.
Quatrième étape : faire le point (10 à 20 min)
Une fois que le candidat n’a plus de questions, il est temps de conclure l’entretien. Faites un court bilan « à chaud » de l’échange (sans toutefois vous prononcer si vous n’êtes pas encore fixé à cette étape). Précisez avec lui les points forts de sa candidature ainsi que les réserves éventuelles qui devront être levées dans la suite du processus de recrutement.
Expliquez ensuite quelles seront les prochaines étapes du process : interlocuteurs à rencontrer et échéances à venir. Tout est clair pour le candidat ? Vous pouvez dans ce cas le remercier pour le temps accordé et l’inviter à prendre congé.
Après l’avoir raccompagné, n’hésitez pas à vous isoler (en restant quelques minutes dans la salle d’entretien par exemple) pour formuler votre ressenti sur l’échange et sur le candidat. Reprenez et synthétisez vos notes, puis pesez le pour et le contre dans la décision d’aller plus loin ou non. Cette ultime étape permettra de prendre la bonne décision à froid et une fois tous les candidats rencontrés.
Attention à respecter la réglementation !
Tout au long de l’entretien, veillez à bien suivre les contraintes légales en matière de confidentialité et de respect du candidat. Pour vous aider, nous vous résumons ici les points essentiels :
- Les questions à poser lors d’un entretien d’embauche doivent uniquement servir à valider les compétences et la capacité du candidat à accomplir les missions du poste visé.
- Il est interdit de poser des questions sur les origines, les pratiques religieuses et les préférences sexuelles du candidat.
- En cas d’utilisation d’outils d’évaluation spécifique (tests de personnalité ou de mises en situation par exemple), le recruteur doit préciser au préalable au candidat les techniques utilisées ainsi que leur finalité.
- Les données personnelles du candidat sont strictement confidentielles. Vous devez vous assurer que les informations récoltées sont en conformité avec le RGPD. Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous invitons à lire l’article de la CNIL à ce sujet.
Vous maîtrisez maintenant l’art de mener un entretien de recrutement en bonne et due forme. Si vous êtes à la recherche d’un cabinet de conseil en recrutement pour appliquer ces techniques, sachez que vous pouvez postuler chez nous. Solantis recrute aussi bien des profils juniors en recrutement que des consultants expérimentés.
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