Les 4 étapes indispensables pour mettre en place une cellule sourcing dans votre entreprise

Vous souhaitez mettre en place une cellule sourcing entièrement dédiée aux recrutements dans votre entreprise ? Cet article va vous y aider ! Anatolie Fort, responsable RPO (Recruitment Process Outsourcing) chez Solantis, vous explique comment créer une cellule sourcing à travers 4 étapes indispensables.

Anatolie, dans quelles situations une entreprise a-t-elle intérêt à mettre en place une cellule sourcing entièrement dédiée au recrutement ?

La mise en place d’une cellule sourcing (ou pôle recrutement) est un choix stratégique fait par les entreprises souhaitant mieux maîtriser la gestion de leurs recrutements internes.

Voici les principales raisons que nous avons identifié chez nos clients :

• Un manque de temps pour gérer le sourcing avec les équipes actuelles : il faut d’avantage de moyens humains et techniques pour prendre en charge ces recrutements.
• Une pénurie de candidats sur des métiers en tension : il faut mettre en place une approche directe et proactive des profils ciblés.
• Un excès de volume dans les candidatures : il faut faire un tri qualitatif et optimiser la gestion du processus de recrutement.
• Un changement d’organisation en interne : il faut réorganiser la fonction recrutement et l’affectation des ressources (mise en place d’un CSP ou d’un pôle recrutement au niveau du groupe par exemple).

Comment mettre en place une cellule sourcing dans une entreprise ? Y a-t-il une méthodologie à suivre ?

Quelle que soit l’entreprise considérée, il y a bien une méthodologie à respecter. Elle est composée de 4 étapes indispensables. Les voici.

Étape 1 : La réunion de travail (en amont)

Il s’agit du préambule de tout projet de création de cellule sourcing. C’est là que vous ciblez les besoins, les objectifs et les ressources à allouer. Vous définissez précisément le profil et les compétences du sourceur recherché, ainsi que pour le futur manager en charge de la gestion de la cellule sourcing. Cela servira aussi à rédiger les éventuelles annonces si vous décidez de recruter des profils de recruteurs. Justement, la question de choisir de recruter des ressources à l’interne ou à l’externe se pose dès maintenant. Allez-vous faire appel à des ressources internes (recruteurs ou RH situés dans des entités par exemple) ou externes (avec le RPO) ?

D’ailleurs, si vous ne connaissez pas le RPO et que vous souhaitez en savoir davantage, c’est par ici ! 

C’est aussi là que se pose la question du budget alloué et de la rémunération de l’ensemble des acteurs de la cellule sourcing. À vous de le définir précisément.

Étape 2 : La communication autour de la cellule sourcing

Il s’agit de communiquer en interne sur le projet de mise en place d’une cellule sourcing et sur son fonctionnement. Dès que l’équipe sourcing est constituée (qu’il s’agisse d’une équipe d’internes ou de prestataires), il est essentiel de la présenter aux différents intervenants : RH et managers opérationnels amenés à recruter. En retour, vous expliquez l’organisation de l’entreprise et de la cellule à l’équipe en question. C’est aussi là que vous expliquez les grands principes de gouvernance et les rôles de chacun dans la structure. Il est ensuite temps de mettre en place un retroplanning, en définissant précisément quelles sont les différentes étapes avant la mise en place effective de la cellule sourcing. Le calendrier des échéances doit être clairement défini avant d’aller plus loin.

Étape 3 : La mise en place de la gouvernance

Il s’agit de définir le format et le contenu du reporting, ainsi que de tous les éléments permettant d’évaluer la cellule sourcing. La fréquence et le format des réunions sont également prévus à cette étape. Ces réunions (parfois appelés comités de pilotage) servent à échanger à propos du reporting et de l’atteinte des objectifs fixés. Il est très important de définir ici le système d’escalade et de remontée d’alertes en cas de problèmes rencontrés ou d’imprévus.

Cette étape est le moment où vous définissez clairement les KPI (Key Performance Indicators) permettant le bon suivi de la cellule sourcing. Ces objectifs doivent être quantitatifs et qualitatifs. Il peut s’agir du nombre minimum de CV envoyés par mois ou encore du taux de transformation de ces CV qualifiés.

Les KPI seront complétés par des SLA (Service Level Agreements) afin de mesurer la performance de la cellule. Choisissez des SLA adaptés à votre activité : ils doivent challenger les parties-prenantes (notamment les managers opérationnels) et éviter la perte de candidats. Par exemple, vous pouvez imposer un délai de 48 h pour valider un CV envoyé par la cellule sourcing.

Étape 4 : Le lancement de la cellule sourcing

Il s’agit de la mise en place effective de la cellule sourcing. Un rappel des objectifs (KPI et SLA), du process de recrutement et de l’organisation est de mise.

L’équipe sourcing doit être formée aux différents outils et à la base de données candidats (ATS de l’entreprise, Google Drive partagé, etc.). Les templates d’entretien sont passés en revue, ainsi que les outils de reporting et de sourcing. Si l’équipe sourcing est externalisée, il faut prévoir la présentation de l’entreprise afin de bien comprendre la culture d’entreprise, son historique, son positionnement marché et ses concurrents. Ces éléments vont aider à formaliser le storytelling raconté aux candidats. Utiliser un organigramme est une très bonne idée pour comprendre l’organisation interne. Pensez aussi à mentionner les OFF-limits, c’est-à-dire les entreprises où les recruteurs ne peuvent approcher les salariés en poste.

Une fois que tout est clair, il est temps de recevoir les premiers besoins en recrutement et de prévoir les briefs avec les opérationnels.

Nous espérons que cet article-interview vous aura donné des éléments concrets pour mettre en place une cellule sourcing en bonne et due forme !