SIRH, ATS, coffres-forts électroniques, recrutements à distance, processus RH dématérialisés… Les outils digitaux se sont immiscés partout dans la fonction RH. Si bien qu’on vous rabâche les oreilles avec la « digitalisation des directions RH ». Alors oui : ce phénomène ne date pas du tout d’hier. Mais il s’est énormément accéléré depuis l’arrivée du Covid dans nos vies. Préparez-vous, car la digitalisation RH va être un sujet majeur pour l’année 2023. Et il était temps ! Voici pourquoi (et comment injecter du digital dans votre direction RH).
C’est quoi la digitalisation des directions RH exactement ?
« Digital » : en termes de mot-valise-qui-veut-tout-et-rien-dire, on n’a rarement vu mieux ! Car le digital est partout et nulle part à la fois. Alors que veut-il dire quand il est associé aux ressources humaines ?
La digitalisation RH, c’est utiliser des outils numériques pour simplifier les processus dans les directions ressources humaines. Concrètement, ce phénomène part d’une idée claire : remplacer les documents papiers par des documents électroniques afin qu’ils puissent être traités, diffusés et stockés informatiquement.
Mais la digitalisation de la fonction RH ne se limite plus à remettre les bulletins de paie par voie numérique. On la retrouve dans les tâches suivantes (liste non exhaustive) :
- Stocker et classer toutes les informations liées aux salariés (des comptes-rendus d’entretiens individuels aux contrats de travail, en passant par les mutuelles) ;
- Gérer les absences et les congés en relation tripartite (managers, RH et salariés) ;
- Fluidifier la communication avec les équipes ;
- Avoir des tableaux de reporting RH en un tour de main ;
- Gérer les processus de recrutement (de A à Z !).
Digitalisation de la fonction RH post-Covid : un enjeu majeur en 2023
À l’image du télétravail, la digitalisation RH faisait déjà parler d’elle depuis longtemps. Mais le premier confinement de mars 2020 l’a imposée brutalement dans notre quotidien. Exemple emblématique : les RH qui remettent encore à la main les fiches de paie à leurs salariés se sont retrouvés bien embêtés (car tout le monde était alors confiné chez soi).
Le digital a été une réponse à ce type de problématique : dans notre exemple, il suffit d’un clic depuis le logiciel de paie, et hop, le bulletin est envoyé directement dans les coffres-forts numériques des salariés (le tout en respectant la distanciation physique !).
De nombreuses directions RH ont alors pris conscience de leur retard sur les questions digitales. Elles ont aussi réalisé à quel point les outils numériques pouvaient clairement leur faciliter la vie.
La charge de travail des services ressources humaines n’a cessé de s’intensifier depuis plus de 2 ans. En tant que RH, vous avez dû gérer les impacts humains et organisationnels de la crise du Covid. Vous êtes maintenant attendus pour reprendre les projets stratégiques de fond laissés en suspens. C’est pourquoi l’année 2023 s’annonce particulièrement chargée pour les directions RH.
Surtout pour celles qui ne s’appuient pas assez sur le levier digital pour gérer plus rapidement les tâches administratives les plus chronophages. En 2021, déjà, 91 % des RH étaient favorables à la dématérialisation des documents administratifs (selon cette enquête des éditions Tissot).
Plus globalement encore, la digitalisation des directions RH est devenue un enjeu d’attractivité et de marque employeur. Si bien qu’adapter les environnements et les modes de travail (remote, management à distance, outils fiables, etc.) est désormais la base pour avoir des collaborateurs engagés (et des candidats motivés pour rejoindre votre entreprise).
Autrement dit, en 2023, une entreprise n’ayant pas pris le virage digital risque bel et bien d’avoir un gros train de retard sur la concurrence.
Digitalisation RH : vous avez TOUT à y gagner !
Alors oui, le constat est sans appel : il vous faut passer par la case digitalisation. Mais rassurez-vous, car vous allez bénéficier de ses nombreux avantages dans votre quotidien. Automatiser les tâches les plus redondantes de votre activité vous fait gagner un temps phénoménal et vous permet de vous recentrer sur la dimension humaine de votre métier.
Voici un résumé des bénéfices de la digitalisation des directions RH et ils sont nombreux ! :
Accéder en quelques clics, et depuis n’importe où, à la totalité des documents RH de vos collaborateurs (bulletins de paie, contrats de travail, BSI, etc.).
- Remettre en temps et en heure ces documents (notamment en cas de nouveau confinement et de télétravail) ;
- Être plus disponible pour vos salariés, étant donné que vous êtes libéré des tâches les plus chronophages ;
- Participer aux enjeux du développement durable à votre niveau, car la dématérialisation RH est également synonyme d’une baisse de l’utilisation de consommables (cartouches d’encre, papier, imprimantes, classeurs, etc.) ;
- Attirer plus facilement les talents, à travers une marque employeur moderne et compétitive.
Comment digitaliser votre direction RH en 2023 ?
Vous êtes convaincu de déployer pour de bon la dématérialisation dans votre service RH, on va vous dire comment y aller étapes par étapes et surtout en fonction de la maturité digitale de votre entreprise.
Voici les outils prioritaires à adopter pour digitaliser (enfin) votre direction RH en 2023 :
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- Une plateforme pour diffuser les bulletins de paie : indispensable, tout simplement, l’idéal étant le coffre-fort numérique ;
- Un ATS : l’Application Tracking System est un outil pour centraliser tous vos processus de recrutement en un seul endroit (vos recruteurs apprécieront !) ;
- Un SIRH : le Système d’Information des Ressources Humaines est un outil complet qui permet d’automatiser toutes les fonctions RH (recrutement, formation, gestion des temps, etc.) ;
- Un portail salarié : ce type d’espace collaboratif est mis à la disposition des collaborateurs pour mettre à jour leurs données personnelles et leurs documents RH ;
- Une plateformes d’e-learning et/ou de gamification : la formation est la clé pour cultiver votre avantage compétitif (si elle est ludique, c’est encore mieux !) ;
- Une solution de signature électronique : ce n’est plus possible de signer encore vos documents à la main avant de les scanner. Vraiment.
Digiposte, SVP SIRH, Taleo, SAP, Lucca… Les outils au service de la digitalisation des directions RH ne manquent pas ! Prenez le temps de vous renseigner afin de choisir les solutions adaptées à vos besoins.
Ultime conseil : la digitalisation RH implique aujourd’hui un fort enjeu de protection des données. Assurez-vous que les informations de vos collaborateurs soient en sécurité (elles sont très précieuses !). Cela vous permet aussi de rassurer plus facilement les salariés, tout en les impliquant dans le processus de transformation digitale. Après tout, eux aussi sont concernés !
Le digital est devenu incontournable pour la fonction RH, tant ses bénéfices sont nombreux et puissants. Tout nous porte à croire que la digitalisation des directions RH ne fait que commencer. Si elle permet aux RH d’être plus disponibles pour leurs salariés, on ne va pas dire non !
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