Le management des collaborateurs en travail à distance

Depuis plusieurs mois, au vue des crises sociétales et plus dernièrement sanitaires qui ont touché notre pays, des politiques de télétravail se sont de plus en plus développées au sein des sociétés. La crise du coronavirus a obligé toutes les entreprises qui le pouvaient à passer en télétravail. Mais qu’est-ce exactement que le télétravail et surtout comment manager au mieux une équipe à distance ?

Le travail à distance, télétravail ou remote est une organisation du travail qui consiste à :

• Exercer, de façon régulière et volontaire, un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux de l’employeur, hors de ces locaux.
• Réorganiser la manière de travailler en utilisant les technologies de l’information et de la communication (ordinateurs, téléphones, Internet etc.)

Cette réorganisation a des conséquences directes sur le style de travail à adopter au sein d’une équipe. Les pratiques managériales sont ainsi globalement impactées, pour le manager en charge de piloter cette équipe et leur performance.

Quels sont les différents leviers pour réussir le pilotage d’une équipe en télétravail ?

La communication reste le pilier central de chaque équipe, particulièrement dans le cadre du travail à distance. Ce pourquoi le manager doit impérativement sélectionner les meilleurs moyens de communication. Il faut privilégier la communication par écrit, sur tout type de sujets, qu’ils soient stratégiques, opérationnels ou plus anecdotiques. Les outils sont indispensables pour son l’organisation du télétravail  :

• Plateformes collaboratives : Slack, Teams
• Messagerie Classique : Gmail, Outlook
• Visioconférence : Zoom, Go to Meeting, Teams, Skype, Hangout
• Partage de fichiers: Dropbox
• Création et modification des documents en ligne en équipe et en temps réel.: Google Drive (Sheets, Slides, Docs)
• Gestion de projet : Trello, Assana

Afin d’éviter la sur-communication qui peut être contre-productive, voici quelques astuces pour définir un processus de communication :

• Distinguer la communication interne de l’externe
• Hiérarchiser les informations : prioriser les messages par objectifs
• Organiser l’information : par pôles, par sujets ou encore par personnes concernées
• Cibler son audience : transmettre les bonnes informations aux personnes concernées
• Définir une fréquence de communication
• Communiquer des messages complets et concis
• Établir des process : échanger sur les sujets dans les canaux définis, éviter de noyer l’information par des surplus non pertinents

Il sera primordial de parfois respecter des périodes de silence, pour que les salariés puissent bénéficier d’heures de travail qualitatives sans trop d’interruptions. Certains statuts sur Slack peuvent aider à programmer des périodes pour ne pas être dérangé.

 Le manager doit s’assurer que l’empathie occupera une part importante dans chaque communication.  En effet, en l’absence d’une communication visuelle (expression faciale, ton de la voix) présente lors des entretiens individuels en face à face, le manager peut utiliser des vidéoconférences pour plus de proximité et de convivialité. 

La clé de la réussite des échanges à distance réside dans une bonne préparation en amont. Veillez à bien communiquer, toutes les informations utiles, les liens de connexions, le récapitulatif des horaires, la durée de l’entretien ou encore les objectifs. Vous pouvez également enrichir cette préparation avec des tutos, faire des screenshots. L’idée est de permettre à l’interlocuteur d’avoir une compréhension assez rapide et simple de ce type de communication et qu’il ne se retrouve pas bloqué à une étape “technique”.

Il faut enfin définir la liste des points ou étapes de l’échange afin que le temps imparti soit optimisé et organisé. Vous éviterez ainsi de vous écarter de l’objet initial de votre échange. Le manager doit constamment s’assurer de ces éléments et apporter de la bienveillance. C’est en s’adaptant à son interlocuteur qu’il pourra continuer à fédérer et à manager ses équipes en télétravail et malgré la distance.

Faire confiance à ses collaborateurs à distance est essentiel.

La 1ère chose à faire est d’instaurer la confiance et créer du lien avec l’ensemble des membres de l’équipe. Si une personne souhaite faire ses courses entre midi et 2, et alors ? Si une personne prend son après-midi et regarde Netflix, pourquoi pas ? C’est une bonne chose que les collaborateurs arrivent à équilibrer vie privée et vie professionnelle. Ce qui compte sont les résultats.

Réussir à manager la performance d’un salarié à distance représente une des grosses problématiques que peuvent rencontrer les opérationnels. Le manager devra instaurer un cadre de conduite strict, avec des points réguliers en 1t1 sur des plages horaires fixes afin de simplifier l’organisation. Ainsi il pourra suivre la progression de ses salariés et les accompagner s’ils rencontrent la moindre difficulté. 

En alternant échange plus informel, revue des objectifs attendus et analyse des résultats obtenus, le manager pourra :

• Prioriser les actions à venir 
• Réajuster au besoin la charge de travail de chacun 
• Modifier la communication à adopter si nécessaire

Avoir des interactions sociales malgré la distance.

Instaurer un climat de confiance et maximiser les interactions, représente  le plus grand défi de tout manager d’une équipe à distance. Bien manager ses équipes à distance c’est éviter l’isolement de ses collaborateurs. C’est l’une des principales difficultés remontées par les managers quand il s’agit de piloter leur équipe à distance. Le lien social est indispensable, et passer 15 minutes par exemple à sociabiliser avec ses collègues augmente considérablement leur performance. Dans ce contexte, ci-dessous quelques moyens à mettre en place que le manager peut envisager pour créer du lien :

• Adopter des questions assez originales pour briser la glace (musique préférée par exemple) lors de démarrage de réunions ou lors des processus d’intégration
• Créer un processus d’onboarding ou de sponsoring formel avec affiliation d’un ou plusieurs mentors spécifiques
• Imaginer des challenges sous forme de gaming pour renforcer l’esprit d’équipe
• Mettre en place des vidéo chats
• Créer un channel sur des sujets non liés au travail
• Privilégier régulièrement les 1t1 de visu et globalement des rassemblements réguliers (comme des séminaires) pour maintenir ce lien avec l’entreprise et l’ensemble de l’équipe
• Tout échange doit être intentionnel, souhaité et sincère pour que le lien social se crée indépendamment du temps, qui ne sera donc pas alloué aux missions habituelles.

Aborder les sujets complexes rapidement.

Le dernier point différenciant pour le manager réside dans le contenu des messages, par exemple lorsque de mauvaises nouvelles doivent être annoncées. Il doit être en mesure d’aborder ce type de problématiques à distance.

Certains managers optent pour des processus plus formels ou encore des systèmes de mentoring au sein de leur équipe. Dans le cadre du télétravail, le manager doit s’assurer de la bonne organisation, du respect des règles établies ainsi que de l’atteinte des objectifs. Il faut s’assurer d’une productivité similaire à un travail en face à face. Pour réussir ces challenges, il doit porter un intérêt réel aux interactions sociales entre ses collègues et être le lien fédérateur au sein de ses équipes. En montrant la confiance accordée à chaque membre de l’équipe, chacun se sentira valorisé et responsabilisé. C’est de cette manière qu’un travail de qualité sera assuré, tout en conservant une cohésion même à distance. 

La communication reste la clé ainsi que la capacité de mettre en place les bons outils, processus pour maintenir le sentiment d’appartenance de chaque membre de l’équipe. Le télétravail est possible et efficace grâce aux nombreux outils de communication et d’organisation existants. Ces outils permettent de faire face à des imprévus et de continuer à travailler sans réduire la productivité.

Le suivi et l’organisation s’en trouvent renforcés car, passé la période d’onboarding de ces outils, chacun trouvera son rythme. La montée en compétences digitales pourra se faire en fonction de l’appétence de chacun. Certains d’entre nous utiliseront des fonctionnalités supplémentaires dans leur organisation au quotidien. Le télétravail permettra à chacun de personnaliser au mieux son espace de travail afin d’être le plus efficace possible. Le télétravail en 2020 permet de rompre l’isolement social grâce aux nouvelles technologies et leur facilité d’utilisation. Elles apportent  un cadre professionnel où que l’on soit, et adapté à nos besoins !

Pour conclure cet article, qui je l’espère vous a apporté plein d’éléments afin de piloter au mieux votre équipe à distance en cette crise du au coronavirus, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez bénéficier d’autres conseils en matière de recrutement. Nous vous invitons à poursuivre votre lecture de notre blog.

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